AMBIENTE

El entorno de la sala de reuniones proporciona un contexto visual que puede mejorar (o disminuir) la calidad general de las reuniones de video. Siga estas pautas para lograr resultados de calidad profesional y crear la mejor experiencia de usuario posible.

PROPIEDADES DE LA HABITACIÓN

Siempre que sea posible, elija un espacio para reuniones con superficies reflectantes mínimas, especialmente ventanas exteriores y otras superficies de vidrio grandes. Tenga en cuenta que algunas superficies que parecen mate a la vista aún pueden crear deslumbramiento visto por usuarios remotos aunque no sean visibles en el espacio físico. La selección de la sala de reuniones también debe estar informada por la capacidad de influir en la iluminación, el color de la sala, las variables de fondo, los muebles y el tamaño / forma de la sala.

ENCENDIENDO

Un espacio para reuniones con iluminación uniforme ayuda a la cámara a capturar el color, el contraste y la definición de video más precisos. Con temperaturas de color típicamente en el rango de 3000K a 4500K, los dispositivos fluorescentes difusos que se encuentran en muchos espacios de oficina funcionan bien para este propósito.

Cualquier fuente de luz fuerte detrás de un participante de la reunión tiende a oscurecer el tema y produce una silueta indeseable, por lo tanto, evite apuntar la cámara hacia ventanas exteriores u otra iluminación intensa (como focos direccionales). La luz solar brillante también puede crear contrastes agudos que son difíciles de representar para una cámara de video, incluso cuando la cámara no está apuntando directamente hacia una ventana exterior. Para ayudar a mitigar este problema, considere instalar persianas, cortinas o persianas para controlar mejor la situación de la iluminación.

COLOR

El color de la sala puede afectar la calidad visual de una reunión de video. Si bien no es la más emocionante, la mejor opción es un gris sólido u otro color neutro en las paredes visibles para la cámara.

Evite los colores brillantes (como el rojo puro, azul y verde), que pueden hacer que la cámara distorsione involuntariamente los tonos de piel y otros tonos. También evite los patrones en negrita en el fondo siempre que sea posible. Las cámaras generalmente no capturan bien los patrones, lo que finalmente conduce a distracciones visuales y una experiencia reducida.

Si energizar la habitación con color es importante para la marca, la exhibición u otros fines, úselo con moderación y en la pared detrás del campo de visión de la cámara. Tenga en cuenta que incluso los objetos fuera de la vista de la cámara, como los asientos bajos, pueden producir rebotes de color si se reflejan en las paredes cercanas.

ANTECEDENTES

Para una cámara, el desorden visual es muy parecido a los patrones complejos y debe evitarse en la línea de visión de la cámara siempre que sea posible. Los ejemplos incluyen muebles innecesarios, desorden de mesas, plantas ornamentales, obras de arte ocupadas, impresiones enmarcadas con vidrio reflectante y objetos en movimiento (como cortinas en un borrador). Cuando sea posible, oculte cualquier cableado necesario en la mesa en la parte inferior de las mesas.

Las paredes o ventanas transparentes también pueden ser una fuente de distracción si los colegas que están al otro lado de la llamada pueden ver movimientos o actividades fuera de la sala de reuniones. Las paredes de vidrio también plantean un problema de privacidad, ya que cualquiera que esté afuera puede mirar dentro de la sala y ver su reunión. Las posibles soluciones incluyen persianas o cortinas, una pantalla de privacidad o vidrio esmerilado.

MUEBLE

Independientemente del tamaño de la sala, una mesa de conferencias adecuada y un número apropiado de sillas ayudan a anclar y definir el espacio de la reunión. Con frecuencia, el tamaño de la mesa y el número de sillas refinarán rápidamente la selección de productos a unos pocos productos o, a veces, incluso a un solo producto.

Los muebles deben estar dispuestos de modo que la cámara pueda "ver" a todos en la mesa. Esto generalmente se logra colocando la cámara y la pantalla en la cabecera de la mesa y organizando los asientos en ambos lados largos, como se muestra aquí:

La forma de la mesa en sí puede ayudar a maximizar la cantidad de personas visibles en la cámara. Lo mejor es una forma cónica (como un triángulo, trapecio o semicircular), con el extremo más ancho más cerca de la pantalla y la cámara. Evite seleccionar una mesa rectangular si es posible porque los participantes más cercanos a la cámara pueden tender a bloquear la vista de los que están sentados detrás de ellos.

Las mesas circulares pueden ser una buena opción para habitaciones más pequeñas, ya que no bloquean la línea de visión de la cámara. Si selecciona una mesa circular, tenga en cuenta que la ubicación de las patas de la mesa puede limitar el lugar donde las personas pueden sentarse cómodamente. Para ampliar la participación en la sala, seleccione pequeñas mesas altas y asientos móviles ligeros que puedan atraer a más personas a la discusión.

En todos los casos, tenga en cuenta cómo el campo de visión de la cámara enmarca a los participantes en la sala para los que están fuera de la sala. Los muebles cercanos a la cámara necesitarán un campo de visión más amplio que los muebles a una distancia mayor de la cámara.